最后期限：我们都有，我们都害怕。即使我们遇到他们，总会有另一个在拐角处。不难理解为什么研究表明，工作期限是导致工作压力的最常见原因。但是有一些方法可以让你不再沉溺于最后期限，不再把它们视为消极的东西，开始拥抱它们。让最后期限对你有效，而不是相反，这是管理压力和提高生产力的第一步。为什么最后期限让我们感到压力？有时候，最后期限是由老板或项目发起人这样的外部团体任意设定的。任意设定的截止日期可能不会考虑到诸如完成一个项目所需的工作量或你手头有多少其他工作。眼看着一个迫在眉睫的最后期限，你知道你永远无法达到，或者你必须加班才能达到，这是一种压力。有时候，我们会给自己设定最后期限，但自我设定的期限也会造成压力，因为我们很难估计时间。因为我们往往低估了完成一项任务或一个项目需要多长时间，所以我们给自己设定了一个雄心勃勃的最后期限，结果却和别人给我们设定的任意期限一样压力重重。最后，最后期限可能是有压力的，因为我们只设定了一个日期：一个项目的所有工作都将完成的日期。对于一个大型项目来说，一个单一的截止日期可能会导致拖延，要么是因为我们低估了项目完成所需的时间，要么是因为项目的规模太大而无法启动。虽然你没什么办法克服别人设定的不现实的截止日期带来的压力（除了通过展示为什么不合理来推迟截止日期），但大多数让我们感到压力的方式都是可以避免的。如果你学会了如何避免不必要的压力，你就可以开始利用最后期限来激励自己，提高你的工作效率。如何设定激励你的最后期限如果你正为自己设定的最后期限或拖延所造成的压力而挣扎，试试下面五种方法来设定能激励你的最后期限。1设定多个截止日期，而不是一个。2002年，研究人员Dan Ariely和Klaus Wertenbroch通过将三个校对任务分配给三个不同的测试组，对截止日期及其有效性进行了研究：第一组被分配每周完成每项校对任务的最后期限。第二组被分配一个最后期限来完成所有三项任务。第三组选择了他们自己的最后期限。被分配每周最后期限的那一组表现明显好于其他两组：他们犯的错误更少，错过的最后期限也更少。三组的结果显示，等间隔的截止日期在所有领域都产生了最好的结果。根据这项研究，一个更好的方法来创造更少的压力和更现实的最后期限是把大的项目分成更小的任务，为每个任务设定最后期限，而不是仅仅一个最后期限。举一个产品管理的例子，"2月15日前发货"听起来像是一个巨大的任务，它会让你停滞不前。但是"在1月1日前画出创意草图；在1月15日前制作一个模型；在1月31日前制作一个粗略的原型"更容易理解，因为你有具体而具体的任务可以处理。随着时间的推移，均匀地安排最后期限也会给你一种进步的感觉，这最终会激励你到达终点线。1932年，当心理学家克拉克·赫尔（Clark Hull）观察老鼠竞相获得食物奖励时，他注意到，当这些动物离奖赏越来越近时，它们的努力也在增加。他称这种行为为目标梯度假说。如果感知到的进展是实现最终目标的一个刺激因素，那么使用分阶段或分阶段的方法是一种策略，可以让你更进一步。随着时间的推移，你会从你的待办事项列表中划出越来越多的截止日期。看到自己离最终目标越来越近，你会在最后一刻加大努力让自己渡过难关。使用像TickTick（免费计划可用）这样的工具可以帮助你直观地看到你在一个项目上取得了多大的进展，并激励你完成剩下的任务。当您从待办事项列表中签出某项时，它会更新进度条，以显示您离完成该项目的距离有多近。另一个选择是微软的任务（免费）：它有优先功能，提示你下一步要做什么。一旦你能清楚地看到大项目中的小任务，你就有更好的机会组织你的时间，使到达终点更简单，压力更小。2找到你理想的压力水平。这里有一个好消息：不是所有的压力都是坏的。适度地说，压力可以激励我们而不是阻止我们按时完成一个项目。1908年，心理学家罗伯特•M•耶克斯和约翰•D•道森提出了"耶克斯-多德森定律"，即人的精神唤醒程度越高，效率就越高。但是当你达到某个临界值后，你的表现就会开始下降。"精神唤醒"一词通常被解释为"压力"，在随后的有关这项研究的著作中。当我们感到压力时，我们的大脑和身体会进行一系列的动作，从而释放肾上腺素，从而使我们更加警觉，使我们的感官更加敏锐，使我们身体的各个部分都充满活力。换句话说，压力会激发我们的精神和身体。根据耶克斯-多德森定律，适当的压力应该能够促进生产力的提高和绩效的提高，至少直到压力水平开始超过最佳点。那么，那些"完美"的压力水平是什么样的呢？这些压力水平不仅能帮助我们按时完成一个项目，而且还能帮助我们尽最大努力完成任务？嗯，这取决于项目的类型：困难的任务需要低水平的压力；它们是自己引起的。适度的任务需要适度的压力来激发精神唤醒。简单的任务需要高水平的压力来激发精神唤醒。简单的任务比困难的任务需要更高水平的精神唤醒才能获得最佳表现。当压力较大时，简单的任务会产生最好的结果。相比之下，复杂的项目不会从高唤醒中获益，反而会产生相反的效果。当唤醒水平较低或中等时，高难度任务的表现更高。下一次你设定一个截止日期时，试着为更简单的任务设定一个紧急的截止日期，把你的截止日期设置得更为困难的项目。以这种方式控制我们的压力水平可以帮助我们获得最好的压力水平，最终，最好的结果。三。设定更紧急的期限。如果你因为缺乏开始任务所需的动力而难以按时完成任务，那么你可以考虑为自己设定更紧急的期限。在《消费者研究杂志》（Journal of Consumer Research）上发表的2018年研究中，研究人员要求参与者完成一项调查。一组给了7天时间完成调查，另一组给了14天。猜猜哪个小组按时完成了调查？最后期限更紧急的那个。在另一个由同一研究人员进行的实验中，学生们可以选择完成一个更紧急的任务，获得三个好时之吻的奖励，或者选择一个更长的期限，并获得五个好时之吻的奖励。尽管随着最后期限的延长，他们会有更多的时间和更大的回报，但学生们还是倾向于完成紧急任务。这项研究的结论是，存在一种紧急效应：我们在短时间内完成一项任务比一项较长的任务更有动力，甚至不惜自己掏钱。更长的期限可能会阻碍我们完成工作，因为我们认为它们更难完成。如果我们认为一项任务具有挑战性，我们往往会拖延更多。这使我们无法按时完成。虽然更长的期限可以避免低估完成一个项目所需的时间，但设定更紧急的期限可以给我们内在的动力去完成任务，因为我们天生就有紧迫感。4与他人分享你的目标和进展。2015年，美国人才发展协会（ATD）做了一项关于责任感的研究，发现承诺一个人能使你实现目标的几率提高65%。如果你举行持续的问责会议，这个数字会增加95%。这与我们之前研究过的Ariely和Wertenbroch校对研究是一致的。在这项研究中，研究人员发现，最有效的期限是由外部团体确定的。与那些自己选择截止日期的人相比，给自己指定了截止日期的参与者犯的错误更少，交作业也不太可能迟交。Ariely和Wertenbroch的结论是，虽然人们认识到自己的拖延症，并试图通过自己设定的期限来控制它，但这并不总是像其他人为他们设定的期限那样有效。如果你没有一个老板或项目发起人为你设定最后期限，那么让某人成为你的责任合伙人可能是值得的。例如，由于自由职业者大多是独自工作，因此有时他们会与所在领域的其他自由职业者结成责任伙伴关系。他们讨论他们计划采取哪些具体行动来推进自己的职业/商业目标，然后定期开会讨论进展情况，并要求对方对各自设定的目标负责。如果你的工作没有明确的截止日期，那么在工作场所的责任感可能是一个比较棘手的平衡。谁应该追究你的责任？如果你没有达到你的目标会发生什么？在这种情况下，建立一种透明的问责文化会有所帮助。例如，考虑创建一个工作流程，其中包括与团队持续共享您的进度。你可以在每天开始的时候召开每日的站立会议，每个人都会报告他们前一天做了什么，以及当天计划做什么。或者你可以使用像我这样的工具（5美元/用户/月）