在Proof，一个15人的种子期初创公司，我在营销团队工作，我们都戴着很多帽子。除了时间密集型的主要角色外，我们还将时间花在从客户支持到面试候选人到组装办公桌的所有事情上。我们是一个繁忙的批次，所以我们总是在寻找方法来简化我们的流程。今年年初，我们诊断出一个让我们放慢脚步的主要问题：我们有太多无效且往往是不必要的会议。在过去的几个月里，我们实施了一些规则和最佳做法，以减少会议次数，提高会议效率。结果呢？我们节省了数百人小时。以下是我们实施的四种策略。他们可能并不都为你的公司工作，但即使你挑选了一些有意义的，我希望这能帮助你腾出时间在自己的会议室里。1每次会议都需要一个议程Slack和googlecalendar使得在同事的日程表上添加邀请变得非常容易。Google甚至有一个新的ish功能，建议你和你的同事都有时间见面。但仅仅因为安排一个会议比以往任何时候都容易，这并不意味着你应该召开会议。作为证明，我们实现了以下策略：如果您安排会议，则需要创建一个议程。否则，会议就不可能了。当你需要一个议程时，你强迫会议组织者停下来，仔细考虑一下会议的目的，谁应该参加，如果有必要的话。当然，这会给主人增加一些工作量。但这才是重点。如果会议组织者不能或不想创建议程，会议很可能就没有价值了。这不仅使我们的会议减少，而且现在，当我们举行会议时，每个人都会更好地团结起来。它减少了会议开始时浪费的时间，因为每个人进入会议室时都了解将要讨论的主题，并且知道如何为讨论做准备。会议也更有可能按部就班地进行，即使在会议结束后，议程也会成为团队参考的资源。人人都赢。通过将议程放在日程表事件中，每个人，甚至那些没有参加会议的人，都能洞悉正在讨论的内容。如果您使用的是Google日历，请确保您已启用允许任何人查看其他人工作日历上的内容的权限。以下是如何分享你的谷歌日历和查看别人的。2把其他人带进来我们是Proof透明的忠实粉丝：我们与团队分享所有财务数据，我们对公司的长期战略和方向非常清楚，并且我们提供诚实、直接的反馈。出于这个原因，我们强烈支持在会议中提到人们时，把他们带到会议室。提到不在房间里的人是很自然的。在一次会议上，有人可能会说这样的话："好吧，前几天JP（我们的CTO）说从技术角度来说这是不可能的。"对此，另一位工程师可能会附和，"是的。我不知道他为什么这么说。"以下是在这种情况下发生的情况。一场关于所说的话、为什么要说以及评论的效果的谈话滚雪球。这浪费了时间，我们很少能得到答案。在法庭上，你不能用传闻作为证据。在一个会议上提到一个不参加的人，我们也有同感。无论何时在会议谈话中提到某人而他们不在房间里，我们都会把他们带进来。这有助于减少浪费时间（和传闻），但更重要的是，它让每个人都能分享自己的观点。与其去猜测别人的意见，不如去了解。我们的营销团队在我们的一个会议室开会。最好的部分：这种策略有助于在大家都已经在一起的情况下解决混乱点，从而有助于减少未来的会议。整个组织的一致性会使会议室以外的工作更有效率。这种策略对每个组织都没有意义（我们是一个由15人组成的小而紧密的团队，他们都在同一地点工作）。在一个更大的会议上，每个人都提到了一个更重要的问题，那就是建立一个更为重要的个人观点。三。每天挤一次手，每周一次是的，我建议增加会议以减少会议次数。听我说完。不是所有的会议都是糟糕的。事实上，定期安排的会议有助于调整组织结构，减少其他不必要的会议。作为证明，我们的日程表上经常举办两次会议：每天的聚会。每天早上9:30，我们聚集在会议室进行5-10分钟的同步会议。我们的整个团队都会开会，我们分担一天中所有的任务，我们会发布一般性的公告（通常是关于办公室活动、最新消息、客人）。会议由我们的运营主管和sprint项目经理主持，但欢迎团队中的任何人提出问题或发表声明。一周一次，全副武装。每周三下午4点，我们有一个小时的全体会议。会议的形式包括来自每个部门的最新消息（通常包括演示）、好消息（包括个人和专业人员）、财务最新消息、我们的"每周最佳兰德鲨奖"（在一周中最能展示我们核心价值观的人）、我们的周呼奖（自我报告失败最多的人）本周），以及与我们的首席执行官的问答环节。每周一次全体会议加在一起，我们的日程表上增加了大约1.5小时的会议时间。但这是值得的。为了节省特别的会议时间，我们需要额外的会议时间。4设定安静时间我是第一个承认的人：我不相信安静时间的潜力。虽然安静、宁静的办公空间在理论上很好，但我认为在我们开放的办公环境中，这是不可能的。我想我们也许可以应付一段时间，但我们最终会回到我们的老习惯，不断举行小型会议。我错了。每天早上9:35结束每天的聚会后，我们开始安静的时间直到中午。这里安静得令人毛骨悚然，只要问问早上走进我们办公室的客人就行了。校样办公室安静时间当然，安静的时间并不意味着谈话被禁止。我们只要求在这段时间内进行的对话应该在会议室或我们的露台上进行（我们位于阳光明媚的奥斯汀，所以跳出去享受阳光总是很好的）。利用我们团队的最佳工作流程：利用他们的最佳工作时间。作为我们的内容营销人员，我每天早上都在写一些营销主题，比如潜在客户评分和电子邮件营销，发送电子邮件，制定下一步要写什么的战略，以及其他需要深入思考的任务。我把下午的时间留给会议、客户电话和更多的日常活动，我可以在后台播放音乐或播客。但我不是唯一喜欢这些时间的人。我问过我们的联合创始人克里斯·赫尔。他是这么说的：我喜欢安静的时间是因为它设定了一个没有打扰的期望。每天开始的时候，我都知道我可以第一时间计划高杠杆率的项目/任务，在没有分心的情况下高效工作，这是一种很棒的感觉。根据您的团队，您可能希望在一天中的不同时间或一周中的有限时间安排安静时间。也许你是一群早起的人，他们喜欢在早上做深层次的工作-或者也许你的早晨需要与另一个时区的办公室开会。创建一个适合您独特团队的结构。最重要的是，当有人经过你的办公桌问问题，或者你无意中听到办公室另一边的谈话时，你最终节省了临时会议的时间。什么不管用上面的四个策略对我们很有帮助。但我们也尝试了很多没用的方法。以下是一些没有按计划进行的事情：1缩短我们每天的拥挤。为了减少证明会议的小时数，我们尝试了一种更快速的每日聚会方式。我们没有讨论每个团队正在完成的单个任务，而是试图让每个团队有两个句子的更新。结果适得其反。我们停止了分享相关信息，我们的团队有点不同步。2取消我们的全体会议。我们已经尝试了几种不同的结构，甚至完全取消了它。摆脱它会导致团队之间的脱节，最终会有更多的会议来取代它。三。缩短会议时间。这是一个在纸面上听起来很好但在执行中却很困难的想法。为了避免帕金森定律，给人类一段时间，我们会尽量缩短会议日程（例如，30分钟而不是一小时）。但实际上，我们会超过预定的时间，这不仅会让我们感到匆忙和没有效率，而且还需要安排另一次会议。我们一直在重新评估我们的流程，并寻找改进的方法。有时我们的计划很多时候是行不通的。有一点要记住：不是所有的会议都是糟糕的。只需要弄清楚哪些是为你的团队工作的，并排除其他的。这是本约翰逊（benjohnson）的客座帖子，他负责Proof的内容团队。Proof的两个软件产品是通知（一个社会证明软件工具）和经验（B2B网络个性化软件）。想在Zapier博客上看到你的作品吗？查看我们的指南并联系。