作者：Jennifer Moore，Workfront产品业务运营高级总监***在现代工作中，有一个可操作的记录系统意味着什么？今天的大型组织通常依赖于一些专门的"记录系统"，这些系统是业务这一方面的唯一真实来源。通常有一个财务记录系统，比如SAP。有一个客户记录系统，就像Salesforce。对于人力资源，有工作日。然而，这些解决方案中的每一个都可以创建自己的筒仓。进入可操作的记录系统，它连接和统一整个组织的系统和人员，使每个人都能尽其所能地工作，无论他们的部门或角色是什么。操作记录系统的目的可归纳为七个关键属性：·为所有的工作提供一个地方·可以测量任何东西·使所有工作在一个地方可见·确保关键数据的安全性、安全性和可由适当的人员访问·使团队能够以更快的速度前进·与当前使用的工具连接·为人们提供一个熟悉、直观的工作区业务记录系统是一种系统，它使人们能够在整个工作的五个阶段交付可预测的结果：战略和吸纳、预算和计划、项目执行、审查和批准以及最终交付。在本文中，我将概述一个可操作的记录系统如何转换前两个阶段，帮助您从一开始就构建更智能、更成功的项目。任何项目的战略规划和预算阶段都可以分为六个不同的步骤；我们将逐一解决它们。1需求管理我不能夸大通过中央请求队列启动所有工作的好处。这不仅使您能够提前从涉众那里收集更清晰的方向和更好的细节，还可以节省大量时间并从流程中删除不必要的步骤。此外，您可以将系统设置为自动将工作路由到正确的人员，并且可以使用请求队列收集与业务案例相关的业务案例记分卡详细信息。我建议你从简单的项目准入过程开始，并逐步建立起来。当我第一次到达Workfront时，我遇到的第一个也是最重要的请求队列之一是为产品部门提供支持的行政管理人员。她每个月都会收到数百个请求，并通过工作面进行管理。在她的请求队列中，你可以得到一些简单的东西，比如旅行预订或会议食品订购，或者你可以启动重大项目和倡议。但一切都是从同一个地方开始的。2新项目启动现在，其中一些请求（比如为会议订购食物）是简单的独立请求，而其他请求则是更复杂的请求，它们将被转换为多方面的项目。但重要的是，他们都通过同一个门户进入你的工作流程，以消除"影子工作"。我多年来与我共事的许多公司都奉行这样一句格言："如果它不在工作区，它就不存在。"当你让你的组织达到这一点时，它是一个强大的场所。您知道，您拥有更大的战略一致性，能够衡量整个组织的进度，并且对包含在您的操作记录系统中的任何项目都具有前所未有的可见性。任何发生在系统之外的事情都变得更容易被扼杀或延迟，所以你可以专注于你真正的、可测量的优先事项。三。商业案例生成器在每个项目中，您可以使用您的操作记录系统以一种简单而精简的方式构建业务案例。这允许您确定该工作的成本效益分析。您选择的工作管理解决方案中的业务案例功能应允许您：·轻松确定项目目标·按角色列出的资源预算·确定其他费用和风险·设置自定义记分卡，以衡量战略一致性、成本消除和合规性·导出已完成的立项报告，以便于共享/传递审批·为一个项目确定高水平的费用和资源，这样你就可以设定目标并量化风险来计算投资回报率4资源规划有了一个可操作的记录系统，您可以根据可用性确定资源需求，在项目详细信息汇集在一起时将预算与计划进行比较，并确定您是否有必要对计划采取行动。我现在最需要做的就是回答问题的能力"我现在最需要做的就是如何回答这些问题？"有几种不同的方法可以做到这一点。首先，当您按池进行筛选时，您可以将来自不同团队和部门的人员聚集在一起，看看您的项目将如何符合他们现有的优先级。您可以根据资源可用性来调整预算和日期，以确定项目的最佳时间表。或者，您可以按容量筛选，这样您就可以查看哪些人可用（基于一个全职员工、四分之三的全职员工、半个全职员工，甚至可以按小时查看），也可以按成本进行筛选。另一种筛选方法是按角色，这是一种快速发现整个组织中项目中最缺乏的角色的方法。这样，您就可以预先知道是否需要雇用承包商或甚至额外的全职员工来避免路障。最后，您可以按单个用户进行筛选，使您能够看到每个人在任何给定时刻的参与度。当你能清楚地看到谁的利用率低，谁的负担过重，你就可以更有效地分配工作，同时也可以防止最终导致错过最后期限（如果不是员工流失）的倦怠感。5人员调度一旦你计划好了你的资源，现在是时候填写关于实际任务和日常工作的细节了。一个可操作的记录系统可以将任务拖放到不同的人和不同的日期。这有助于您节省时间，更具战略性地转移资源，系统甚至可以通过自动分配为您完成许多繁重的工作。根据您的特定角色，您将在您的操作记录系统的不同区域接近和访问人员调度功能。以Workfront为例，那些管理集中或全局资源的人可以直接进入人员领域。团队领导者可以从他们自己的团队区域开始。项目经理可以使用项目人员配置工具。但不管他们来自何处，每个人都可以使用"自动模式"功能，这将为您软性预订资源，然后允许您在正式分配人员之前移动东西，就像俄罗斯方块一样。然后，系统会发送批量分配，您可以继续执行列表中的下一个按键。6测量与优化一个可操作的记录系统使得在整个项目生命周期中度量和优化您的工作变得更加容易。使用自动化功能和内置报告，您可以：·向你的主管汇报·把你的计划和你的进度相比较·比较成本与收入·注意你的燃尽率·可视化趋势·确保定期进行时间跟踪·永远回答这个问题：我们走上正轨了吗？优化您的操作记录系统虽然我只关注了工作的前两个阶段，包括战略、招生、预算和计划以及构成这些阶段的六个步骤，但是使用一个操作性的记录系统的优势是非常明显的。这样的解决方案不仅可以消除繁忙的工作和影子工作，而且还可以将公司内的人员和项目统一起来，打破基于操作和软件的筒仓，使每个人都能在组织的每一个层面上做到最好。 ``````