啊，电子邮件。它是我最好的朋友和最坏的敌人。我知道我不是唯一一个有这种感觉的企业员工，因为我们刚刚在2017-18年度企业工作状况报告中调查了2001名员工。我们的调查显示：94%的知识型员工使用电子邮件来帮助管理工作。53%的人认为过多的电子邮件妨碍了他们的工作（去年的43%）。平均每个员工每天收到68封电子邮件，其中60封需要回复或采取其他行动。60%的人说他们花在电子邮件上的时间可以更有成效地使用。55%的人认为冗长的电子邮件和电子邮件线程有问题。32%的人认为电子邮件是"一个问题"要在我们新的企业工作状态报告中查看有关电子邮件、会议和自动化的更多有趣的统计信息，请单击此处。电子邮件显然是现代工作环境中的一个重要工具，但它产生的生产力问题几乎和它解决的问题一样多。作为一个有经验的电子邮件发信人，我收集了10个屡试不爽的电子邮件黑客，可以帮助你花更少的时间阅读和回复，更多的时间专注于你受雇的工作。目前，工人们只花44%的时间在主要工作上。我想我们可以做得更好。1跳过文件夹系统关于如何组织你的收件箱，不乏建议。许多人选择将电子邮件分类并归档到文件夹中，做出许多微小的决定（回复？删除？文件？）每次他们进入收件箱。但根据IBM研究所的一项实地研究，这可能是在浪费时间。研究人员观察了345名长期用户，他们进行了超过85000次的"重新查找操作"，并比较了准备工作（"提前或持续创建复杂的文件夹结构"）和机会主义方法（只在需要时才搜索电子邮件）。研究发现："我们的数据支持机会主义访问。创建复杂文件夹的人确实依赖这些文件夹进行检索，但这些准备行为效率低下，无法提高检索成功率。"2几乎所有的东西都要归档是的，你只需要几分钟就可以标记和归档电子邮件，天哪，你有一个系统。但这些分钟加起来。如果你每天只花25分钟发两次邮件，而不是30分钟，你每周可以节省近一个小时，或者每年节省40多个小时。是的，所有的东西都会在一个大文件夹里乱七八糟地放在一起，但是你可以依靠自己的搜索技巧，在需要的时候找到你要找的东西。在iPhone上使用Gmail应用程序，电子邮件可以通过一次刷卡就可以存档，而不是通过多步骤将其归档到文件夹中。存档比删除还要快。如果您不确定是保留还是删除，请在归档时出错。三。熟练搜索你不必记住邮件的主题行就可以找到它。您可以使用搜索运算符：按发件人或收件人搜索。只搜索主题行中的单词。从结果中删除某些关键字。查找字迹相近的邮件。你甚至可以指定单词之间的间隔。限制搜索包含附件的邮件，并且可以指定附件的类型：googledoc、电子表格、YouTube视频等。4在上下文中交流虽然前三个技巧可以帮助你应对电子邮件的冲击，但事实是，你仍然收到了太多的电子邮件。如果你像普通员工一样回复我们的调查，你的收件箱里现在有200封未读/未打开的电子邮件。为了减少洪水并帮助您掌握工作的细节，请确保所有与项目相关的沟通都发生在实际工作的周围。怎样？通过加入一个工作管理工具，它收集了沟通、协作、问题、答案等信息，并将其与文档、时间表、预算和其他项目特征相结合。你仍然会收到电子邮件通知，所以你知道什么时候需要你关注，但这将极大地限制你在收件箱里的工作时间，因为每一条新的邮件而分心。5最后填写发件人字段这个简单的提示可以防止一个常见但可能会让人感到丢脸的问题：过早发送电子邮件时出现明显的拼写错误、不完整的想法或句子。如果你习惯于在最后一步填写"收件人"字段，那么在快速校对之后，你就不会因为不小心给你的团队发邮件说"在家工作"的尴尬。（"我要些鸡肉炒菜，"肯定有人会回答。）而且你永远也不会发现错误地输入"public"这个词会给你带来麻烦。6使用电子邮件跟踪工具你差不多30天前提交了一份发票，但一直没有回音。上周你给一位高管发了一份提案，但你不确定他/她是否看过。同时，你必须花费宝贵的精神精力来权衡是否跟进以及何时跟进。太早了，你会显得咄咄逼人。太晚了，你可能会错过窗户。有了一个免费的电子邮件跟踪工具连接到您的电子邮件，您将能够收到警报时，电子邮件打开和附件阅读。你可以通过选中或取消选中一个小框来选择跟踪哪些电子邮件。你甚至可以安排一封邮件在未来的某个特定时间发送，比如明天早上8:15，就在收件人可能正在查看电子邮件的时候。不相信这是个好主意？这篇文章解释了为什么电子邮件跟踪并不可怕。"我使用HubSpot销售来跟踪电子邮件，"Workfront自由职业者Angie Lucas说。"如果我今天第一次遇到这个名字，我不确定是否会再看一眼，因为我不是销售人员。当我最初开始使用它时，它被称为其他东西。撇开名字不谈，这对我的自由撰稿生涯来说是一个很好的工具。"这个工具可以让她知道邮件是否被阅读过，以及打开的频率。卢卡斯说："如果一封邮件中有很多活动，那就说明编辑可能在权衡我的建议并考虑回复，或者如果我已经发送了一篇文章的草稿，我可以根据邮件打开的频率推断出有人在积极地审阅它。"如果我根本看不到任何活动，我认为邮件被忽略了，我觉得跟进是安全的。"7从收件箱中取出审批流程在所有使用电子邮件的商业用途中，它可能最不适合审批流程。通过电子邮件管理评论会让您遇到各种错误：版本控制是不可能的。（"哦，我在之前的草稿上留下了我的反馈。你能结合乔的反馈给我一个新的期末考试吗？"）很容易忽略输入。我认识一位远程设计师，他会将每个人通过电子邮件发送的评论复制粘贴到主文档中，然后按部分手动重新组织评论，然后打印出来，在更改后用红笔签出每条评论。看到这种方法有什么潜在的问题吗？问责是一个挑战。利益相关者可以很容易地声称他们从来没有收到过你的邮件，邮件被埋在收件箱里，没有给他们足够的时间，或者他们确信他们已经回复了。有一半的时间可能是真的。记录很难保存。如果您在保存审批记录方面有法规或政策，电子邮件是最糟糕的。你们最好打印出签核表，和内容一起发送，或者制作电子邮件审批的PDF文件。谁需要更多的手工工作？相反，像Workfront这样的校对工具可以自动完成整个过程，让您在共享空间中实时收集所有评论和建议，发送自动通知和提醒，并且可以轻松地揭示谁的反馈缺失。8休假后白手起家几年前，当我休完产假回到办公室时，我打开收件箱，几乎无法理解面前有多少封未读邮件。所以我做了一些激进的事情，至少让一位同事吓得目瞪口呆。我选择了每封超过一周的未读邮件，然后点击"删除"按钮。我把他们每个人都送进了以太，感觉太好了。我向我的团队坦白了我所做的，告诉他们如果有什么需要我注意的事情，他们会再次给我发送的。如果他们不记得他们给我寄了什么，那可能就不重要了。你猜怎么着？天空没有塌下来。世界并没有终结。我设法加快速度，不必费力翻阅数百个旧通知、抄送和FYIs，只是为了找到可能仍然相关的六个左右的电子邮件。9利用Gmail中的标签几年前，Google推出了标签式收件箱，并自动将你的电子邮件分为五类：主要、促销、社交、更新和论坛。"Gmail有450到550个不同的质量指标，这些指标有助于决定发送到Gmail的每封邮件的命运，"一位电子邮件交付专家说。如果你不利用这项技术，它可能是非常有用的。只需记住偶尔检查标签页，确保你需要看到的邮件是正确的类别。10继续取消订阅每隔几个月，留出30分钟到1小时的时间，兴高采烈地从电子邮件列表中取消订阅。如果你已经几个月没有打开某个时事通讯，请取消订阅。如果你觉得内容不再与你的兴趣和目标相关，那就把它从列表中删除。不确定是否要继续订阅？把它也扔掉。如果你发现错过了某个品牌或服务的消息，你可以在两秒钟内重新订阅。把电子邮件放在适当的位置如果你还记得在发电子邮件之前的日子里，你不可能用这种异步方式轻松地进行交流，你就会知道这个小小的工具是如何彻底改变了工作计划的