我们经常使用电子表格，因为它们简单，易于定制，并且可以使事情井井有条。但是，有时候，他们实际上可以为你创造更多的工作。你可以用文字，数字，日期，链接，甚至图片来填充它们，随着时间的推移，缺乏结构会造成一个混乱，难以导航的系统。保持格式的整洁和流线型化需要手动操作，清理数据非常耗时，跨大型团队进行版本控制是一件痛苦的事。管理过程变得单调乏味，容易出错。数据库要求您定义正在管理的信息类型，并为您强制实施结构。具有电子表格灵活性和数据库功能的软件，如Airtable，可以将两者兼得。下次你开始一个项目时，问以下五个问题。1需要跟踪哪些信息？在深入你的项目之前，花点时间考虑一下：什么信息对这个项目来说是重要的，谁将输入这些信息？如果您将是唯一一个为这个项目提供数据的人，那么维护您想要的结构就相对简单了。然而，在任何给定的项目中工作的人越多，确保所有信息的结构和格式都是适当的就越复杂。假设位置是项目中的一个细节，在电子表格中显示如下：纽约纽约市纽约纽约市如果同一数据的多个变体可能会进入到项目中，则可能需要更多的结构，除非您希望考虑每种可能性，否则使用结构将有助于发现和报告。Airtable的字段类型了解您处理的是不同类型的数据，并帮助您轻松定义哪些信息属于何处。无论是日期、所有者、类别，甚至是引用文件，使用特定的字段类型来定义属于每个位置的信息类型将有助于确保项目的一致性和准确性。使用Airtable，您可以从字段类型中进行选择，例如单选下拉列表、复选框字段、日期、图像、公式等。2信息需要一周多次过滤或排序吗？根据您需要的信息，您可能需要以不同的方式查看数据。例如，了解未分配的请求可能是流程的一个重要步骤。在流程的另一个步骤中，您需要查看注释和修订。另一方面，你需要所有即将到来的最后期限最好是在日历或时间表上。您可以使用VLOOKUPs、保存过滤器和更改单元格填充颜色来构建时间线，但这些都很耗时，很容易构建和中断。如果您需要为不同的任务重复使用相同的过滤器或格式，Airtable的视图可以帮助您。视图是查看信息的特定方式。您可以将网格转换为基于特定日期字段的日历、基于单个选择状态的项目管道以及基于附加图像或文件的可视卡。因为视图引用相同的底层数据，所以无论使用哪个视图，所有内容都会自动保持同步。例如，如果在日历视图中延长项目的截止日期，则您的更改将反映在其他视图中，而无需进行任何复制和粘贴。视图是保存的配置，允许您按照需要的方式对信息进行切分。三。信息会存在于多个地方吗？想想你公司今年的目标：每一个目标都可以分解成几个不同的项目所有者和利益相关者。在电子表格中，将所有这些信息塞进一个表格中很快就会变得不方便。为了保持条理化，你可以将信息分成不同的集合，在一个电子表格或表格中跟踪目标，在其他表格或表格中跟踪计划和项目。因为所有这些信息都是相关的，所以在不同的工作表和表中可能有重复的信息：日期、所有者、状态等等。当您将信息存放在多个位置时，保持信息的最新可能会变成一个涉及大量复制、粘贴和重复工作的工作流。如果你的工具知道只有一个程序A，而每次你提到程序A时，它总是关于同一条信息，不管它在哪里？因此，如果名称、里程碑或所有者发生更改，则应该在引用的所有位置反映这些更改。您可以使用链接的记录字段来实现这一点。与视图类似，链接的记录字段是动态的，因此一个表中的更改将自动出现在链接记录的其他表中。没有重复，没有导出到不同的程序，没有打字错误或错误。链接记录可确保您的信息保持连接，并始终保持最新。4谁需要接触什么？你曾经问过一个可怕的问题，"你有最新版本吗？"？项目管理的核心是人员管理，每个人都有自己独特的角色，有自己的工作流程和任务要完成。试图用电子表格来满足这么多不同的需求，需要对重复、日期戳、修订和个人偏好进行令人印象深刻的处理（有些人就是不喜欢使用电子表格）。协作者不必复制项目信息，而是可以使用视图自定义他们所使用的信息及其组织方式。您甚至可以通过共享带有可选密码保护链接的特定筛选视图，为外部利益相关者提供具有最新和最相关信息的仪表板。保存和共享的视图允许您的团队中的每个成员以他们想要的方式处理他们需要的信息。5跟踪变化很重要吗？检查一个项目是如何演变的，或者跟踪一个旧的链接，可能会涉及到挖掘多个电子表格或滚动浏览凌乱的时间戳。有了细粒度的修订历史，就可以很容易地跟踪项目是如何更改的、谁进行了更改以及何时更改的。例如，项目管理模板中的程序可以通过程序表上的单个选择字段进行批准。如果有谁批准了这个程序的问题，只需查看修订历史，看看是谁更新了select字段。没有更多的挖掘版本历史来发现什么改变和什么时候。行级别的修订历史允许您查看每一条信息是如何随着时间的推移而演变的，而不是梳理不同版本的电子表格。提前计划好空位未雨绸缪，考虑一下你可能面临的一些痛点，这是一项值得的投资。虽然你不能预见每一个问题，但有意识地提前设计项目管理可以节省你以后的时间。Airtable是为定制而设计的，因此您可以随时随流程的发展而进行更改。没有一刀切的项目管理系统，所以在Airtable上构建自己的项目管理系统或者定制一个模板来开始。已经在电子表格中有东西可以从Airtable的功能中获益吗？阅读这个关于导入现有电子表格的快速操作。免费注册Airtable